Nhằm tăng cường hiệu quả công tác hộ tịch, chứng thực theo yêu cầu của Sở Tư pháp tại Công văn số 653/STP-HCTP ngày 12/5/2021, Phòng Tư pháp thị xã có Công văn số 64/TP-HT ngày 01/6/2021 yêu cầu UBND các xã, phường thực hiện nghiêm túc một số nội dung sau:
- Công tác hộ tịch:
– Việc thay đổi, cải chính thông tin của cha/mẹ trong giấy khai sinh của con:
Việc cải chính thông tin của cha/mẹ trong giấy khai sinh của con được thực hiện khá phổ biến ở một số xã, phường. Đề nghị UBND các xã, phường nghiêm túc thực hiện đúng theo quy định của Luật Hộ tịch; Đồng thời, chỉ đạo cho công chức Tư pháp – Hộ tịch khi thụ lý hồ sơ yêu cầu cải chính đối với các trường hợp có nội dung liên quan đến thông tin trong Giấy khai sinh thì cần kiểm tra, xác định các căn cứ để cha/mẹ đăng ký lại khai sinh có đầy đủ, chính xác, hợp lệ không? có xác định được sai sót khi đăng ký khai sinh cho người con không? Chỉ khi chứng minh được có sai sót khi đăng ký khai sinh cho người con trước đây thì mới thực hiện cải chính. Tránh tình trạng cải chính thông tin hộ tịch tùy tiện, không đúng nguyên tắc.
Trong trường hợp các căn cứ cho việc thay đổi thông tin hộ tịch của người cha/mẹ so với thông tin trong Giấy khai sinh của người con là hợp lệ thì UBND xã, phường có thể vận dụng quy định tại Điều 13 Nghị định số 123/NĐ-CP: “Ngay sau khi nhận được thông báo kèm theo bản sao trích lục hộ tịch theo quy định tại Khoản 3 Điều 28 của Luật Hộ tịch, công chức làm công tác hộ tịch căn cứ bản sao trích lục ghi đầy đủ nội dung thay đổi, cải chính vào Sổ hộ tịch, bao gồm: Số, ngày, tháng, năm; tên cơ quan cấp; họ, tên người ký trích lục hộ tịch; báo cáo Thủ trưởng cơ quan đăng ký hộ tịch ký, đóng dấu xác nhận” và khoản 9 Điều 31 Thông tư số 04/2020/TT-BTP ngày 28/5/2020: “Phần ghi chú những thông tin thay đổi sau này tại mặt sau của Giấy khai sinh sử dụng để ghi chú nội dung thay đổi, cải chính, bổ sung thông tin hộ tịch, xác định lại dân tộc; ghi các thông tin hộ tịch thay đổi theo bản án, quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Khi thực hiện cần ghi rõ ngày, tháng, năm tiến hành ghi chú, thông tin hộ tịch có sự thay đổi và tên loại giấy tờ, số, tên cơ quan, ngày, tháng, năm cấp giấy tờ là căn cứ để thực hiện việc ghi chú” để thực hiện ghi chú thông tin thay đổi hộ tịch của người cha/mẹ và cấp bản sao Giấy khai sinh cho người con đối với các thông tin đã thay đổi.
– Thực hiện đúng quy định việc ghi thông tin mục “Giấy tờ tùy thân” của người được thay đổi, cải chính hộ tịch, xác định lại dân tộc, bổ sung thông tin hộ tịch trong các Trích lục hộ tịch này.
– Công tác lưu trữ hồ sơ, báo cáo thống kê, gửi thông tin trích lục khai tử:
+ Đôn đốc, nhắc nhở công chức Tư pháp – Hộ tịch thực hiện tốt các biện pháp lưu trữ, bảo quản hồ sơ hộ tịch, nuôi con nuôi, chứng thực, đảm bảo không bị hư hỏng, thất lạc và an toàn trong mùa mưa bão, lũ lụt.
+ Đảm bảo các số liệu thống kê báo cáo chính xác, đầy đủ, kịp thời.
+ Thực hiện việc gửi thông tin trích lục khai tử về phòng Tư pháp thị xã để tổng hợp gửi về Sở Tư pháp theo đúng quy định (gửi bản sao trích lục khai tử của người từ 14 tuổi trở lên (01 bản/01 trường hợp). Lưu ý: Không gửi thông tin trên cho Trung tâm Lý lịch tư pháp quốc gia – Bộ Tư pháp.
- Công tác chứng thực:
– Không thực hiện chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản có nội dung về hộ tịch.
Thực hiện tại Công văn số 842/HTQTCT-CT ngày 26/5/2016 của Cục Hộ tịch, quốc tịch, chứng thực – Bộ Tư pháp đã chỉ đạo các cơ quan thực hiện chứng thực không tiếp nhận và chứng thực chữ ký trong những giấy tờ, văn bản có nội dung về hộ tịch, mặc dù những giấy tờ này không thuộc trường hợp không được chứng thực chữ ký theo quy định tại Điều 25 Nghị định 23/2015/NĐ-CP nhưng nội dung của nó là giấy tờ hộ tịch mà pháp luật quy định phải cấp theo mẫu như “Giấy khai sinh”, “Trích lục khai tử”, “Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân”…
Nội dung này đã được Sở Tư pháp và Phòng Tư pháp thị xã quán triệt nhiều lần nhưng đến nay vẫn còn một số UBND xã, phường thực hiện chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản có nội dung nêu trên, trong đó phổ biến là chứng thực chữ ký trong giấy xác nhận quan hệ nhân thân (có nội dung xác nhận quan hệ cha, mẹ, con; quan hệ vợ chồng…), giấy xác nhận thay Giấy chứng tử, giấy xác nhận chưa kết hôn với ai… để nộp hồ sơ thực hiện các thủ tục liên quan đến thừa kế, chuyển nhượng tài sản… Do đó, Phòng Tư pháp đề nghị UBND các xã, phường tăng cường kiểm tra, quán triệt công chức Tư pháp – Hộ tịch không thực hiện chứng thực chữ ký trên những giấy tờ có nội dung như trên mà phải thực hiện theo quy định của pháp luật về hộ tịch.
– Hướng dẫn chứng thực Giấy bán, cho, tặng xe cá nhân.
Để thực hiện quy định tại điểm b, khoản 2 Điều 8 Thông tư số 58/2020/TTBCA ngày 16/6/2020 của Bộ Công an quy định quy trình cấp, thu hồi đăng ký, biển số phương tiện giao thông cơ giới đường bộ: “Giấy bán, cho, tặng xe của cá nhân có xác nhận công chứng hoặc chứng thực hoặc xác nhận của cơ quan, tổ chức, đơn vị đang công tác đối với lực lượng vũ trang và người nước ngoài làm việc trong cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự, cơ quan đại diện của tổ chức quốc tế mà đăng ký xe theo địa chỉ của cơ quan, tổ chức, đơn vị công tác”, Cục Hộ tịch, quốc tịch, chứng thực – Bộ Tư pháp hướng dẫn thực hiện như sau: “Giấy tờ mua, bán, cho, tặng xe có thể là hợp đồng mua bán, cho, tặng xe hoặc giấy bán, cho, tặng xe có xác nhận công chứng hoặc chứng thực hoặc xác nhận của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền”. Vì vậy, khi bán, cho, tặng xe cá nhân, người dân có thể lựa chọn chứng thực chữ ký trên giấy bán, cho, tặng xe hoặc chứng thực hợp đồng tại cơ quan thực hiện chứng thực hoặc công chứng hợp đồng tại tổ chức hành nghề công chứng.
- Việc sử dụng Sổ hộ tịch, sổ chứng thực:
– Hầu hết các loại sổ hộ tịch theo quy định của Thông tư số 04/2020/TT-BTP ngày 28/5/2020 có thay đổi so với các sổ tương tự ban hành theo Thông tư số 15/2015/TT-BTP. Qua kiểm tra, một số xã phường sử dụng sổ này còn tùy tiện, không đúng quy định. Đề nghị UBND các xã, phường tự kiểm tra, rà soát thực hiện đúng theo quy định: Mỗi loại việc hộ tịch phải được ghi vào 01 quyển sổ; Sổ hộ tịch phải được đóng dấu giáp lai từ trang đầu đến trang cuối cùng ngay từ khi mở sổ; Sổ hộ tịch được lưu giữ vĩnh viễn theo quy định của pháp luật; sổ phải được đóng thành quyển, bảo đảm chắc chắn, có khả năng sử dụng lâu dài…
– Về sử dụng sổ chứng thực: Thực hiện theo đúng quy định tại Điều 13, Điều 14 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP.
(chi tiết kèm theo Công văn hướng dẫn nghiệp vụ hộ tịch chứng thực 6.2021.signed
