Hiện nay, để thực hiện các thủ tục thừa kế hay thực hiện các giao dịch liên quan đến quyền sử dụng đất,…người dân thường yêu cầu UBND xã, phường xác nhận quan hệ nhân thân như: xác nhận quan hệ cha, mẹ, con; xác nhận hai người là một người; xác nhận thay giấy chứng tử; xác nhận hàng thừa kế,…Vậy pháp luật quy định như thế nào về xác nhận của UBND các xã, phường.
1.Quy định về xác nhận của UBND các xã, phường
Hiện nay, chưa có quy định pháp nào quy định cụ thể về trình tự, thủ tục xác nhận của UBND các xã, phường. Tuy nhiên, theo quy định tại khoản 2 Điều 36; khoản 1, khoản 3 Điều 64 Luật Tổ chức chính quyền địa phương năm 2015; Chủ tịch UBND các xã, phường căn cứ chức năng, nhiệm vụ quản lý dân cư trên địa bàn kiểm tra, xác minh và thực hiện xác nhận cho người dân khi có đủ căn cứ.
Theo Công văn số 842/HTQTCT-CT ngày 26/5/2016 và Công văn số 860/HTQTCT-CT ngày 07/10/2021 của Cục Hộ tịch, quốc tịch, chứng thực; Công văn số 653/STP-HCTP ngày 12/5/2021 và Công văn số 1838/STP-HCTP ngày 19/10/2021 của Sở Tư pháp tỉnh Quảng Nam chỉ đạo: UBND các xã, phường không tiếp nhận và chứng thực chữ ký trong những giấy tờ, văn bản có nội dung về hộ tịch mà phải thực hiện theo quy định của pháp luật về hộ tịch. Cụ thể, không tiếp nhận và chứng thực chữ ký theo Nghị định 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015 của Chính phủ trong các giấy tờ, văn bản như: Giấy xác nhận hàng thừa kế; Tờ khai hàng thừa kế; Giấy cam đoan những người đồng thừa kế theo pháp luật; Giấy xác nhận quan hệ nhân thân (có nội dung xác nhận quan hệ cha, mẹ, con; quan hệ vợ, chồng…); Giấy xác nhận thay Giấy chứng tử; Giấy xác nhận chưa kết hôn với ai,…có nội dung mà pháp luật hộ tịch quy định cấp loại giấy tờ đó (Ví dụ: chứng minh quan hệ cha, mẹ, con thì có Giấy khai sinh; chứng minh một người là đã chết thì có Trích lục đăng ký khai tử…).
Do đó, UBND các xã, phường không thực hiện chứng thực chữ ký trên giấy tờ có nội dung về hộ tịch mà có thể thực hiện xác nhận theo chức năng quản lý dân cư trên địa bàn.
2.Trao đổi về hướng giải quyết yêu cầu xác nhận của người dân
Tuỳ vào từng trường hợp cụ thể mà UBND các xã, phường có thể thực hiện:
– Đối với trường hợp người dân yêu cầu xác nhận quan hệ nhân thân mà xuất trình đầy đủ các giấy tờ chứng minh quan hệ nhân thân như đăng ký kết hôn, đăng ký khai tử, đăng ký khai sinh,… thì cán bộ tiếp nhận hồ sơ giải thích cho công dân không cần xác nhận của UBND xã, phường vì các giấy tờ trên đã thể hiện rõ quan hệ nhân thân của cá nhân.
– Đối với trường hợp người dân yêu cầu xác nhận quan hệ nhân thân mà không xuất trình được giấy tờ chứng minh thì hướng dẫn người dân thực hiện các thủ tục về hộ tịch như: đăng ký kết hôn, đăng ký khai tử, xin cấp giấy xác nhận tình trạng hôn nhân,…
– Trường hợp đã hướng dẫn mà công dân vẫn yêu cầu xác nhận của UBND xã, phường hoặc trường hợp không thể thực hiện các thủ tục theo pháp luật hộ tịch (như: xác nhận tình trạng hôn nhân của người đã chết…) thì UBND xã, phường yêu cầu người dân cung cấp đầy đủ giấy tờ chứng minh mối quan hệ, cam đoan về nội dung cần xác nhận, tiến hành kiểm tra, xác minh và căn cứ chức năng, nhiệm vụ quản lý dân cư trên địa bàn thực hiện xác nhận.
Trên đây là một số ý kiến trao đổi về quy định xác nhận của UBND các xã, phường. Rất mong nhận được ý kiến trao đổi của bạn đọc để có đề xuất gửi cơ quan nhà nước có thẩm quyền hướng dẫn thực hiện.
Mỹ Phan
