Theo quy định của pháp luật hiện hành, cụ thể là Luật Đất đai năm 2013 (Khoản 3, Điều 167) về việc công chứng, chứng thực hợp đồng, văn bản thực hiện các quyền của người sử dụng đất, theo đó cá nhân, tổ chức được lựa chọn thực hiện công chứng hoặc chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến quyền sử dụng đất. Nếu chọn hình thức công chứng thì thực hiện theo quy định của Luật Công chứng năm 2014. Trường hợp chọn chứng thực hợp đồng, giao dịch thì trình tự, thủ tục thực hiện theo quy định của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch (Nghị định số 23/2015/NĐ-CP).
Tuy nhiên trên thực tế hiện nay, theo phản ánh của một số Phòng Tư pháp cấp huyện và nhiều UBND cấp xã trên địa bàn tỉnh cho thấy một số Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai (Núi Thành, Thăng Bình, Điện Bàn…) vẫn còn “đánh đồng” giữa hoạt động công chứng và chứng thực nên yêu cầu phải thực hiện thêm thủ tục, nộp thêm thành phần hồ sơ (tương tự như công chứng) khi chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến quyền sử dụng đất, như: Phải thực hiện thủ tục niêm yết khi chứng thực văn bản thỏa thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản…để làm các thủ tục về thừa kế; hồ sơ phải có thêm các giấy tờ như bản đo trích lục thửa đất (bên cạnh giấy chứng nhận quyền sử dụng đất), văn bản xác nhận quan hệ nhân thân (khi chứng thực văn bản thỏa thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản)…Trường hợp chứng thực nhưng không đáp ứng các yêu cầu nói trên, Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai không tiếp nhận hồ sơ để giải quyết các thủ tục liên quan đến quyền sử dụng đất.
Yêu cầu của Chi nhánh Văn Phòng Đăng ký đất đai là trái quy định của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP, gây khó khăn, phiền hà cho người dân, doanh nghiệp đồng thời gây áp lực cho UBND cấp xã khi thực hiện chứng thực theo đúng quy định, cụ thể:
Nghị định số 23/2015/NĐ-CP quy định một thủ tục chứng thực chung cho tất cả các loại hợp đồng, giao dịch (bao gồm hợp đồng liên quan đến động sản, bất động sản, di chúc, văn bản thỏa thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản, văn bản từ chối nhận di sản…) tại Điều 36 của Nghị định như sau:
Thứ nhất, về thành phần hồ sơ: (quy định tại Khoản 1, Điều 36 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP): Người yêu cầu chứng thực nộp 01 (một) bộ hồ sơ yêu cầu chứng thực, gồm các giấy tờ sau đây: Dự thảo hợp đồng, giao dịch; Bản sao Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu còn giá trị sử dụng của người yêu cầu chứng thực; Bản sao giấy chứng nhận quyền sở hữu, quyền sử dụng hoặc bản sao giấy tờ thay thế được pháp luật quy định đối với tài sản mà pháp luật quy định phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng trong trường hợp hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản đó; trừ trường hợp người lập di chúc đang bị cái chết đe dọa đến tính mạng. Bản sao giấy tờ quy định tại Điểm b và Điểm c của Khoản này được xuất trình kèm bản chính để đối chiếu.
Thứ hai, trình tự thực hiện chứng thực quy định tại khoản 2, 3, 4 Điều 36 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP, trong đó không quy định thực hiện niêm yết khi chứng thực văn bản thỏa thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản…
Thứ ba, Thời hạn chứng thực hợp đồng, giao dịch không quá 02 (hai) ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ yêu cầu chứng thực hoặc có thể kéo dài hơn theo thỏa thuận bằng văn bản với người yêu cầu chứng thực (Điều 37 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP). Nếu thực hiện thủ tục niêm yết theo yêu cầu của Văn phòng đăng ký đất đai (Việc niêm yết thường kéo dài 15 ngày) thì không chỉ vi phạm về trình tự, thủ tục theo quy định tại Điều 36 nói trên mà còn vi phạm về thời hạn chứng thực hợp đồng, giao dịch.
Đồng thời tại khoản 2, Điều 2 Thông tư số 01/2020/TT-BTP ngày 03/3/2020 quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP quy định khi giải quyết yêu cầu chứng thực: “Khi tiếp nhận, giải quyết yêu cầu chứng thực, người tiếp nhận hồ sơ và người thực hiện chứng thực không được đặt thêm thủ tục, không được gây phiền hà, yêu cầu nộp thêm giấy tờ trái quy định của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP và Thông tư này”.
Như vậy, căn cứ các quy định trên, khi chứng thực văn bản thỏa thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản…UBND cấp xã không phải thực hiện thủ tục niêm yết thừa kế, đồng thời không được yêu cầu nộp thêm giấy tờ khác ngoài thành phần hồ sơ đã quy định tại khoản 1, Điều 36 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP khi chứng thực các hợp đồng, giao dịch liên quan đến quyền sử dụng đất.
Để việc chứng thực được thực hiện đúng quy định pháp luật, đảm bảo quyền lợi của cá nhân, tổ chức khi thực hiện chứng thực, ngày 30/6/2021, Sở Tư pháp đã ban hành Công văn số 1080/STP-HCTP gửi Văn phòng Đăng ký đất đai tỉnh trao đổi về trình tự, thủ tục chứng thực hợp đồng, giao dịch theo quy định tại Nghị định số 23/2015/NĐ-CP, đồng thời đề nghị Văn phòng Đăng ký đất đai quán triệt các Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai trên địa bàn tỉnh thống nhất trong việc tiếp nhận hợp đồng, giao dịch đã được chứng thực đúng quy định để giải quyết các thủ tục liên quan đến quyền sử dụng đất cho cá nhân, tổ chức một cách thuận lợi nhất./.

Ngọc Trâm